ถอดรหัสเมสซี่:
ตามทฤษฎีการบริหารธุรกิจของ Henri Fayol ควบคู่ไปกับการจัดระเบียบ การติดตาม และการควบคุม การประสานงานเป็นหนึ่งในหน้าที่หลักของฝ่ายบริหาร คำว่า ‘การประสานงาน’ ในทฤษฎีนี้หมายความว่าผู้จัดการต้องประสานกฎและกิจกรรมที่ดำเนินการโดยองค์กร ในทางกลับกัน หมายความว่าทุกกิจกรรมของแต่ละหน่วยขององค์กรควรเสริมและเสริมการทำงานของอีกฝ่ายหนึ่ง
ในแง่การปฏิบัติงาน การประสานงานหมายถึง “การจัดองค์ประกอบต่างๆ ของร่างกายหรือกิจกรรมที่ซับซ้อนเพื่อให้ทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ” การประสานงานยังอาจหมายถึง “ความสามารถในการใช้ส่วนต่าง ๆ ขององค์กรร่วมกันอย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพเพื่อให้แน่ใจว่าการใช้ทรัพยากรขององค์กรอย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้นเพื่อบรรลุเป้าหมายที่ระบุ”
ข้าพเจ้าเชื่อว่าการประสานงานในฐานะหน้าที่บริหารจัดการได้รับความสนใจน้อยกว่าประโยชน์ที่ได้รับจากผู้ปฏิบัติงาน นักวิจัย นักวิชาการ และฝ่ายบริหารเอง คำว่า ‘การประสานงาน’ เป็นที่รู้จักกันมากขึ้นในการอ้างอิงถึงซัพพลายเชนหรือการผลิตหรือการขายโดยอาศัยธรรมชาติของกิจกรรมของพวกเขา
ฉันอยากเขียนบทความนี้โดยอ้างอิงจากการอัปเดตของ FIFA ที่เพิ่งตีพิมพ์ใน Times of India เมื่อวันที่ 5 กรกฎาคม 2014 โดยกล่าวว่า Lionel Messi เป็นผู้จ่ายบอลที่มีประสิทธิผลมากเป็นอันดับสามในเกมและเป็นผู้ทำประตูหลักในทีมของเขา สำหรับข้อมูลของผู้อ่าน เมสซี่มักเล่นในตำแหน่งขั้นสูงทางปีกขวาเหมือนกับกองหน้า
เช่นเดียวกับหน้าที่หลักของฝ่ายบริหาร มีทักษะสำคัญ 5 ประการที่จำเป็นสำหรับนักฟุตบอล สัมผัสแรก เลี้ยงบอล ส่งบอล เตะบอล และเล่นตัวต่อตัว การส่งคล้ายกับการประสานงาน เป็นตัวกำหนดว่าทีมสามารถสร้างโอกาสทำประตูได้มากเพียงใด ทีมใดครองบอลได้บ่อยเพียงใด และทีมใดสามารถรุกบอลลงสนามได้เร็วเพียงใด หากไม่มีความแข็งแกร่งในด้านความสามารถในการจ่ายบอล ทีมจะพบว่าตัวเอง “ครองบอลไม่ได้” มากกว่า “ได้ครองบอล” ได้อย่างรวดเร็ว
การส่งบอลไปข้างหน้าของเมสซีนั้นสูงที่สุดในบรรดาผู้เล่นชาวอาร์เจนตินา จากการจ่ายบอลทั้งหมด 11,120 ครั้งที่เขาทำได้ เขาประสบความสำเร็จถึง 84% อัตราส่วนความสำเร็จคืออะไร? เวลาที่จะส่งบอลให้สมาชิกในทีมคนใดคนหนึ่งจะตัดสินใจในเสี้ยววินาที และนั่นต้องอาศัยความเข้าใจอย่างรอบด้านเกี่ยวกับสถานการณ์ ‘สด’ ในสนาม สิ่งที่เมสซีทำเป็นหลักคือการประสานงานที่มีประสิทธิภาพและประสิทธิผล และผลลัพธ์ก็ชัดเจนมาก
การประสานงานและการจัดการธุรกิจ:
ฉันพบความคล้ายคลึงกันอย่างมากระหว่างทักษะการประสานงานในการจัดการธุรกิจและทักษะการจ่ายบอลในเกมฟุตบอล หากเราเจาะลึกลงไปอีกเล็กน้อย เราจะพบว่าการประสานงานกันนั้นแท้จริงแล้วเป็นการตัดสายใยที่พบเห็นได้บ่อยที่สุดในสายงานการจัดการและการกำกับดูแลทั้งหมด ยิ่งผู้จัดการและหัวหน้างานเชี่ยวชาญในทักษะการประสานงานมากเท่าไร ยิ่งประสิทธิภาพหรือผลผลิตของพวกเขาดีขึ้นเท่าไร ประสิทธิภาพที่เหนือกว่าก็คือประสิทธิภาพขององค์กร
เช่นเดียวกับการสื่อสาร การประสานงานก็เป็นลักษณะที่ฝังอยู่ในการจัดการธุรกิจประจำวัน และหากเพิกเฉย อาจนำไปสู่ปัญหาได้ กระบวนการประสานงานที่มีประสิทธิผลและกำหนดไว้อย่างดีช่วยให้เชื่อมั่นในบทบาทของพนักงานและคาดการณ์การทำงานขององค์กรได้
ข้อความที่ตามมาพยายามระบุรายละเอียดเชิงปฏิบัติของทักษะการประสานงานด้วยตัวอย่างเฉพาะสามกรณีสำหรับผู้จัดการและหัวหน้างานเพื่อเน้นย้ำถึงความสำคัญ
ข้อมูล / การประสานงานข้อมูล:
นี่คือการประสานงานแบบปกติที่สุดที่พนักงานแต่ละคนเข้าใจ ข้อมูลและข้อมูลเป็นซอฟต์แวร์ของกระบวนการตัดสินใจในทุกชั้นในองค์กร
ใครจะรับข้อมูลอะไรบ้าง? พนักงานจะเก็บข้อมูลไว้เท่าไรและจะถูกส่งต่อให้ใคร? ข้อมูลจะเดินหน้า ถอยหลัง และไปด้านข้างได้อย่างไร? ข้อมูลจะถูกส่งต่อไปเมื่อใด ข้อมูลจะไหลเร็วแค่ไหนและผ่านสื่อใด ใครจะเก็บข้อมูลอะไรไว้นานเท่าไหร่? ข้อมูลใดจะเคลื่อนที่ได้เร็วกว่าและถึงใคร ข้อมูลประเภทใดที่ต้องสงวนไว้เพื่อวัตถุประสงค์ทางกฎหมายและอื่นๆ? ข้อมูล / ขั้นตอนการดึงข้อมูลเป็นอย่างไร? ระบบองค์กรแบบใดที่เหมาะกับธุรกิจมากที่สุด?
สิ่งนี้เกี่ยวกับการประสานข้อมูลอย่างเป็นทางการทั่วทั้งองค์กรโดยพนักงานที่ระบุเพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนได้รับข้อมูลที่ถูกต้องในควอนตัมที่ถูกต้องสำหรับการตัดสินใจที่จำเป็นในเวลาที่เหมาะสม ผู้จัดการและหัวหน้างานต้องมีความเข้าใจอย่างเต็มที่และควบคุมเส้นทางการประสานงานข้อมูล เรามักจะเจอสถานการณ์ซ้ำๆ ซึ่งงานบางอย่างไม่สามารถดำเนินการได้ เนื่องจากพนักงานที่เกี่ยวข้องไม่สามารถส่งต่อหรือให้ข้อมูลที่สำคัญ หรือระงับข้อมูลด้วยเหตุผลที่อธิบายไม่ได้
การประสานงานโครงการ:
องค์กรส่วนใหญ่ตั้งค่าเซลล์ประสานงานสำหรับโครงการขนาดใหญ่ เซลล์ดังกล่าวมักจะไม่ได้เป็นส่วนหนึ่งของสำนักงานของประธานาธิบดีหรือผู้อำนวยการ ข้อตกลงดังกล่าวแสดงถึงการให้ความสำคัญกับกระบวนการประสานงานเพื่อให้การดำเนินโครงการเป็นไปตามแผนที่วางไว้
เป็นประจำ ทรัพยากร (กำลังงาน วัสดุ การเงิน ฯลฯ) จะมาได้อย่างไร และใครจะประสานงาน? ใครจะเป็นผู้ประสานงานโครงการไซต์และใครที่เขาจะรายงาน การตั้งค่าใดที่จำเป็นในการแก้ไขปัญหาสหวิทยาการ ใครจะเป็นผู้ประสานงานกับหน่วยงานของรัฐ? การประชุมทบทวนจะเกิดขึ้นบ่อยเพียงใด และใครบ้างที่จะเข้าร่วม จำเป็นต้องมีทักษะใหม่หรือเพิ่มเติมอะไรบ้างสำหรับการดำเนินโครงการ ใครจะเป็นผู้ตรวจสอบการจัดซื้อวัสดุและบริการที่มีประสิทธิภาพ? ใครคือสมาชิกของทีมสำรอง?
สิ่งเหล่านี้คือจุดวิกฤตบางประการที่เซลล์ประสานงานตัดสินใจก่อนหรือพร้อมกับการเริ่มต้นโครงการ ในการดำเนินโครงการ ไม่มีอะไรจะปล่อยให้โอกาสผ่านไปได้ ด้วยเหตุนี้ เซลล์ดังกล่าวจึงเป็นสิ่งที่จำเป็นต้องมี โดยเฉพาะอย่างยิ่งในองค์กรที่คำนึงถึงทรัพยากร การประสานงานโครงการยังเกี่ยวกับการแสดงภาพสถานการณ์ต่างๆ และเตรียมแผนสำหรับแต่ละสถานการณ์
การประสานงานฉุกเฉิน:
องค์กรมีแผนการจัดการเหตุฉุกเฉินหรือแผนฉุกเฉินทางธุรกิจสำหรับวัตถุประสงค์ที่แตกต่างกัน ตัวอย่างเช่น แผนอพยพจากเหตุแผ่นดินไหวหรือไฟไหม้ หรือแผนการกู้คืนข้อมูลเมื่อโฮสต์เซิร์ฟเวอร์เสียหาย หรือแผนการจัดการภัยธรรมชาติหรือภัยพิบัติ วัตถุประสงค์ของแผนดังกล่าวคือเพื่อให้แน่ใจว่าเกิดความเสียหายน้อยที่สุดต่อทรัพย์สิน & ชีวิตมนุษย์ และความต่อเนื่องของธุรกิจ
การดำเนินการตามแผนดังกล่าวคล้ายกับเกมฟุตบอลในแง่ของความเร็วในการตัดสินใจ เนื่องจากเวลาที่มีในการจัดการเหตุฉุกเฉินนั้นน้อยกว่าที่กำหนดเสมอ มาตรฐานธุรกิจทั้งหมด เช่น OSHA, ISO, IMS ฯลฯ และกฎเกณฑ์ทางกฎหมายต่างๆ กำหนดให้แผนดังกล่าวได้รับการจัดทำเป็นเอกสารอย่างถูกต้อง ได้รับการอนุมัติอย่างถูกต้องจากฝ่ายบริหาร สื่อสารกับพนักงานทุกคนที่เกี่ยวข้อง แบ่งปันกับหน่วยงานของรัฐที่เกี่ยวข้องเมื่อจำเป็น และมีการทบทวนเป็นระยะ .
บทสรุป:
เพื่อการประสานงานที่มีประสิทธิภาพ องค์กรต้องเปลี่ยนผู้จัดการและหัวหน้างานทั้งหมดให้เป็นลิโอเนล เมสซี จากนั้นผู้จัดการแต่ละคนจะแข่งขันกันเพื่อเป็นผู้ประสานงานที่มีประสิทธิภาพสูงสุดหรือ ‘ผู้ส่งบอล’ เนื่องจากความว่องไวและทิศทางที่ชัดเจน เมสซี่จึงพาบอลไปที่เสาประตูหลายครั้ง นี่หมายความว่าสำหรับการเป็นผู้ประสานงานที่มีประสิทธิภาพ ผู้จัดการและหัวหน้างานจะต้องมีเป้าหมายที่ชัดเจน ความคล่องตัว ความรู้ในความสามารถของเพื่อนร่วมงาน การเห็นคุณค่าของสถานการณ์ทางธุรกิจที่มีพลวัต ความรู้เกี่ยวกับจุดแข็งและจุดอ่อนของฝ่ายตรงข้าม และความสามารถที่เด็ดขาดที่สุดในการ วางประเด็นความสัมพันธ์ระหว่างบุคคลไว้ในขณะที่ ‘การแข่งขันกำลังดำเนินอยู่’